GTD: Ako robiť veci, aby boli naozaj urobené

Žiješ v strese? Nestíhaš? Nezvládaš svoje pracovné povinnosti, nestačíš ani komunikovať s rodinou, o nejakom voľnom čase ani nehovoriac? Metóda GTD (Getting Things Done) je možno práve pre teba!

Nie, nie je to žiadny pokrik marketingového oddelenia, ktoré predáva univerzálne návody na život. Špeciálnu metódu time manažmentu – GTD (Getting things done, v preklade „Mať veci hotové“) vymyslel obyčajný človek, ako sa hovorí, jeden z nás. Volá sa David Allen. Zistil, že mu život prerastá cez hlavu, je unavený, vyhorený, nemá silu každé ráno vstávať opäť do toho istého kolobehu povinnností… A povedal si: „Chce to zmenu!“

Jeho metóda GTD nevyrastá z žiadnej suchej teórie, ale z jeho vlastnej praxe. Je to súbor metód, ktoré aplikoval do svojho života a skúmal ich účinky najskôr na sebe. Potom, po niekoľkých rokoch, o nich – už vyskúšaných a preverených časom – napísal knihu Getting things done (u nás sa predáva v českom preklade „Mít vše hotovo“). Tá sa stala úspešnou po celom svete, bola preložená do viac než 30 jazykov a podľa nej zmenili svoj život stotisíce ľudí. V čom je teda GTD také zázračné?

Pokúsim sa vám predstaviť jeho hlavné body.

5 krokov k dokonalému ovládnutiu práce

1. Zozbierajte to

Najväčším dôvodom, prečo to „všetko“ nezvládame je, že nevieme, čo to „všetko“ znamená. Všetko, to znamená prácu, záľuby, ale aj rodinu, priateľov, naše projekty a plány, naše myšlienky a nápady. Všetko je roztrúsené v našej hlave, v desiatich rôznych poznámkových blokoch, v mailovej schránke, v záložkách prehliadačov, sú to veci, okolo ktorých denne chodíme, vieme o nich, ale nedokážeme alebo nevieme s nimi nič urobiť. Prvým krokom je teda zozbierať všetko, s čím chceme skôr či neskôr pracovať a musíme to dať obrazne „na jednu hromadu“.

2. Spracujte to

Na každú zozbieranú vec sa teraz musíme pozrieť. Čo je to? Môže to byť nevybavený mail, no i náš budúci podnikateľský plán. Ak je to niečo, čo sa dá realizovať, posunieme to do ďalšieho kroku. Ak nie, tak to proste zahodíme, alebo archivujeme (ak treba), príp. si to poznačíme kolónky „niekedy/možno (o konkrétnych nástrojoch, pomocou ktorých môžeme GTD používať, si povieme nabudúce). Ak je to realizovateľná vec, a dá sa uskutočniť cca do 2 minút, urobíme ju hneď, netreba to odkladať. No ak je to položka väčšieho charakteru, na ktorú sa bude treba nejako špeciálne sústrediť, príp. je to dokonca celý veľký projekt, opäť ju posunieme ďalej. Alebo ju delegujeme na niekoho, kto to vie urobiť namiesto nás.

3. Zorganizujte to

Pri realizovateľných položkách si treba uvedomiť, či ide len o nejaké drobnosti, alebo o celé projekty. Ak nejaká činnosť, plán, cieľ vyžaduje viacero krokov, je to projekt, a ak ho chceme dosiahnuť, mali by sme si stanoviť, aký najbližší ďalší krok v tomto projekte treba urobiť. Ak chceme napr. vymaľovať obývačku, najbližším krokom môže byť výber farby.

4. Urobte to

Keď sa konečne dostaneme do štádia, že môžeme ísť niečo robiť, poslednou otázkou je „čo robiť práve v danej chvíli?“ Rozhodnúť sa môžeme podľa týchto 4 kritérií:

I. kontext – niektoré činnosti môžeme robiť len na konkrétnom mieste, s niektorými ľuďmi a pomocou niektorých nástrojov. Ak nap. cestujeme MHD, je logické, že sa môžeme venovať len takej činnosti, na ktorú sme tam vybavení (prečítať si nejaký článok v novinách, na internete; zavolať kolegovi a pod.)
II. dostupný čas – ak vieme, že o polhodinu nás príde navštíviť kamarát, nezačneme s prácou, ktorá vyžaduje úplnú koncentráciu na dlhší čas. Môžeme ale za ten čas napr. vybaviť maily, alebo sa najesť :).
III. dostupná energia – niektoré činnosti potrebujú našu psychickú koncentráciu, niektoré fyzickú silu. Mali by sme sa už poznať, kedy sme ako výkonní (nezabúdať na delenie ranných a večerných typov) a podľa toho sa venovať tomu, čo práve vládzeme urobiť.
IV. priorita – toto je najsubjektívnejšie kritérium, ktoré môže ovplyvniť všetky predchádzajúce. Je založené na našej intuícii, ktorá by nám mala povedať, ak je na výber viacero možností, čo sa nám oplatí najviac v závislosti od našich najvyšších cieľov a priorít.

5. Vyhodnoťte to

Každý veľký GTD guru hlása, že pravidelné (denné a týždenné) vyhodnocovanie a aktualizovanie našej činnosti je veľmi dôležité. Priznám sa, že osobne tento krok vynechávam (hanba mi!), no verím, že pre mnohých môže mať silný motivačný a stimulujúci účinok.

Menej je viac

Možno sa vám zdajú načrtnuté zásady prinajmenšom zaujímavé, možno ste nimi nadchnutí a podobne ako kedysi dávnejšie ja sa neviete dočkať toho, kedy si knihu Davida Allena kúpite. Treba si ale dávať pozor. Tak ako pri všetkom, aj tu platí – menej je niekedy viac. Netreba zabúdať, že všetko sú to metódy a rady, ktoré nám majú pomôcť, no nemáme sa stať ich otrokmi. Množstvo rád, aj keď dobre mienených a pravidiel, ktoré by sme mali dodržiavať, nás môže veľmi rýchlo zahltiť. Podstatou je, že netreba dodržiavať všetko, čo niekto povedal alebo napísal, pretože len ak splníme všetko do bodky, budeme úspešní. Kľúčom by mohlo byť pravidelné sledovanie trendov v oblasti GTD, ale vybrať by sme si z nich mali len to, čo vidíme reálne, že sa nám podarí dodržiavať.

Zen to done

Nie je neobvyklé, že ľudia, ktorí začnú s GTD, skončia pri ZTD. Zen to done, opäť s rovnomennou knihou (v preklade „Zen a hotovo“). Jej autor Leo Babuta rozvíja tie najlepšie Allenove myšlienky no v čo najminimalistickejšom duchu, podobne aj v jeho ďalšej knihe Power of Less. Aj tu môžeme vidieť, že pôvodné myšlienky si mnohí upravujú podľa svojej potreby a na základe toho sa GTD štiepi do rôznych prúdov.

Podobne, ako vieme vydolovať maximum zo strojov, je momentálne namieste otázka, ako dostať čo najviac zo seba, aby sme naplno využili svoj potenciál. Aj preto je efektívne využívanie času v dnešnej dobe jedna z najsilnejších tém.